1) 使用统一的信纸，如把公司LOGO或公司名称作水印的信纸等。既体现公司专业性，又能让买家记住自己。网络下 载的信纸一般不适合商务使用。
2) 邮件规范。
○邮件主题突出重点又有针对性。
比如您的公司名字是Easy2Bid，这封邮件的内容是给一款产品A的报价，那么主题可以写“Easy2Bid/quotation of item A”。这样可以方便客户和您查找信息。对于来往邮件很多的客户，清晰的主题可以让他对邮件内容有初步的了解，节省筛选的时间。
○邮件版面整洁：
字体、文字大小、色彩统一，切忌全篇文字都是大小或全部小写，给买家以不专业的形象。对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示。
○落款有公司名称、网址等详细联系方式，方便买家了解更多信息。
询盘回复格式
1) 称呼：在知道对方姓名的情况下，称呼一定要写明白。
2) 感谢对方来盘。
3) 邮件主体：包括品名、最小订购量、产品图片、产品标准、价格术语、装运港、目的港、运输方式、佣金或标明是净价、是否包含目的港费用。包装：包括内外包装尺寸，以及装箱量，目的港是否打托盘等。交货期：生产时间、运输时间等。总之要尽可能详细。如果邮件正文内容太多，可以把部分内容放在附件，比如正文介绍两款主打产品，附件放同类的其他产品介绍。
4) 落款：包括自己的姓名、职务和详细的联系方式等。
案例：
Dear Mr Easy2Bid,----(指出客户的名称，体现对客户的重视和尊重)
We are pleased to receive your inquiry of Aug. 2nd and to hear that you are interested in our plush toys.-----(开篇要指出针对客户什么时间、发送的哪个询盘回复的)
Our company, Universal Trading Co., Ltd, was established in 1998. We have a Toy Department specializing in the export of various toys covering plastic, wooden, cloth and plush articles. They are all fashionable designing and competing well in the world market. -----(第一次联系的客户要简要介绍一下自己公司的历史和业绩等，加强客户对自己公司的信任度)
Here we would like to quote as follows based on per 20’RCL. Quantities less than that are slightly higher. ：
Commodity Article No. Packing Cartons per 20’FCL CIF C3 Amsterdam in USD
Dalmatian Dog KD3498 8pcs/ctn 225 6.96/pc
Long Hair Cat KC2385 30pcs/ctn 105 4.86/pc
Model No.: 105023658
Product Origin: China
Price Terms: FOB Shantou Other Price Terms: CIF London
Brand Name: DZ Toy
Minimum Order: 10ctns
Delivery Lead Time: 30 days
Certification(s): EN71, EN50088, EMC
Shipment: To be effected within 2 months from receipt of the relevant L/C.
Payment: By sight L/C, T/T
Insurance: For 110% invoice value coving All Risks and War Risks.
We will keep this offer valid only for 7 days. -----(信函的中间是最重要的部分，要重点向客户推荐相关产品，以及产品的精美照片、型号、尺寸、国际认 证和各项品质规格、价格条款、样品情况、发货时间、最少定货量、装运时间、各种货柜装货量、最大供货量、包装、此次报价有效期等)
As we are receiving orders day to day and our present stocks are nearly exhausted, we would advise you to place an order as soon as possible if deliveries are required to be prompt.
We are looking forward to your initial order. ----(然后可以重新提醒客户报价以外的其它注意事项，以及问候语等)
Thanks and best regards,
Yours Faithfully
Miss. Lydia Kwan
Export Dept.
Fang Technology Co., Ltd
Email:chunli.guan@alibaba-inc.com
Tel: +862152559888-1-28742
Fax: +862152410947
Mobile: +861391234567
Address: 29/F, Zhao Feng Plaza, 1027 Chang Ning Rd, Shanghai, PRC Zip: 200050
Website:
http://www.easy2bid.com
MSN:easy2bid@hotmail.com ----(最后要将自己完整标准的落款放上去，包括姓名、职位、部门、公司全名、Email、电话、传真、移动电话、地址、网页、Trade Manager和MSN等在线聊天工具账号等)